Для сотрудников компании должностные инструкции – это больная и большая тема. Они в управлении персоналом диктуют, какие качества должен иметь тот или иной сотрудник, занимающий конкретную должность, название должностей в управлении персоналом, случаи, когда происходит понижение в должности персонала или повышение и т.д. С одной стороны все понимают их полезность и необходимость. А с другой – часто такие инструкции остаются всего лишь странной прихотью начальника, и они, в нелегких трудах составленные, оседают на дне бухгалтерий и канцелярских, покрываясь пылью времени. Как работают должностные инструкции и для чего они нужны?

Они и вовсе не нужны. Инструкции являются обязательными для государственных организаций, а для коммерческих – это свободная воля руководства вести их или нет. Никто не заставляет, можно и не заводить. Но без грамотно и правильно составленных должностных инструкций просто невозможно эффективно управлять персоналом, причем не зависимо от размеров организации.

Основной смысл инструкций – это придание большей прозрачности процессу труда. То есть, инструкции должны описывать обязанности специалиста, сферу его ответственности и компетентности, критерии для оценки его эффективности, структуру управления, которая имеет отношение к специалисту. Если все это отражено в них и более того соответствует происходящему в действительности то это является отличным инструментом в управлении персоналом, который значительно облегчает решение таких проблем, как мотивация и адаптация персонала.

Первая задача должностных инструкций – это облегчение процесса адаптации нового сотрудника. Если в ней четко прописано, что должен работник делать, кто его начальник, за что и в каких пределах отвечать, на что он имеет право, а на что нет, то процесс адаптации пройдет намного легче. Меньше будет и ненужной инициативы и опасливой пассивности.

Вторая задача – это установление сферы ответственности и компетентности. Инструкции должны включать в себя описание обязанностей сотрудника. Описывать каждый участок его трудовой деятельности. И чем более детально будут описаны ключевые моменты обязанностей работника, тем меньше будет пробелов в представлениях о том, что не входит и входит в его обязанности. Это играет важную роль на этапе подбора нового работника, когда должностные инструкции дают возможность ему точно узнать, что требуется от него и принять ответственное и более взвешенное решение. Кроме этого, специалисты по подбору, ознакомившись с должностной инструкцией, могут организовать работу с кадрами более эффективно. Пошаговое описание обязанностей дает возможности для контроля за трудовой деятельностью сотрудника и для его собственного самоконтроля. Подробные инструкции дают образовательные функции, задают технологии и стандарты выполнения задач.

Задача номер три – это предоставление работнику возможности самоконтроля и самоуправления над своей деятельностью.